Reglement auditcommissie

Bijlage bij het reglement houdende principes en best practices voor de raad van toezicht van SIDN

Artikel 1 Taak van de auditcommissie

1.1. Onverminderd artikel 5.1 van het reglement best practices van de raad van toezicht adviseert de auditcommissie de raad van toezicht omtrent haar taak en bereidt de besluitvorming van de raad van toezicht daaromtrent voor.

1.2 Tot de taak van de auditcommissie in het algemeen behoort het bijstaan van de raad van toezicht bij zijn toezichthoudende verantwoordelijkheden voor de integriteit en kwaliteit van de financiële verslaggeving van de stichting en de daaraan verbonden groepsmaatschappijen in de zin van artikel 2:24b Burgerlijk Wetboek (hierna: SIDN) en op de effectiviteit van de interne risicobeheersings- en controlesystemen van SIDN. De auditcommissie zal de raad van toezicht tevens bijstaan bij zijn toezichthoudende verantwoordelijkheden ten aanzien van:

a) de relatie met en de naleving van de aanbevelingen van de externe accountant;

b) de financiering van SIDN;

c) het belastingbeleid van SIDN.

De auditcommissie doet verslag van haar bevindingen aan de raad van toezicht.

1.3 Meer in het bijzonder zal de auditcommissie zich in ieder geval toezien op:

a) naleving van wettelijke en juridische vereisten en regelgeving met betrekking tot de beoordeling, inhoud of presentatie van financiële informatie en verslagen, respectievelijk auditrapporten;

b) aanzienlijke verschillen tussen de geplande financiële prestatie en de werkelijke prestatie;

c) belangrijke veranderingen in de presentatie van financiële verslagen;

d) ontwikkeling van relevante financiële ratio's en veranderingen in de presentatie door SIDN van bepaalde financiële informatie;

e) de door directie gehanteerde grondslag voor en analyse van prognoses of discussies betreffende de verwachte financiële resultaten in de toekomst; en

f) belangrijke bedrijfsrisico's en aanbevelingen en commentaar van de externe accountant en financieel directeur.

1.4 De auditcommissie beoordeelt, voorafgaand aan publicatie, financiële en voor haar taak relevante niet-financiële informatie die in de jaarlijkse en tussentijdse verslagen en dergelijke is opgenomen, waaronder mededelingen van SIDN waarin het financieel functioneren van SIDN wordt geanalyseerd, en zij beoordeelt de juistheid en volledigheid van de informatie in overleg met de externe accountant en adviseurs van SIDN. De auditcommissie doet verslag van haar bevindingen aan, en bespreekt dergelijke verslagen en informatie met, de raad van toezicht voordat de betreffende documenten worden getekend door de raad van toezicht of uitgegeven door SIDN.

1.5 De auditcommissie bespreekt waar nodig analyses van de directie en de externe accountant waarin belangrijke (jaarlijkse of tussentijdse) verslaggevingskwesties en standpunten in verband met het opstellen van de financiële, respectievelijk verslagen zijn opgenomen.

1.6 De auditcommissie beoordeelt alle aangelegenheden waarover de externe accountant krachtens algemeen aanvaarde accounting-, respectievelijk auditmaatstaven aan de raad van toezicht en de directie mededeling moet doen.

1.7 Met betrekking tot de externe audit en ter voorbereiding van de door de raad van toezicht te nemen definitieve besluiten, zal de auditcommissie:

a) jaarlijks de door de externe accountant voorgestelde reikwijdte en aanpak van de audit, waaronder de coördinatie met de financieel directeur, beoordelen;

b) met de externe accountant zijn rapport ter afsluiting van het jaar en zijn rapport over interne controle bespreken en de raad van toezicht daarover adviseren;

c) met de externe accountant ieder essentieel accounting beleid, iedere met de financieel directeur besproken alternatieve aanpak van financiële informatie, de uitwerkingen van die alternatieven en de door de externe accountant verkozen aanpak bespreken;

d) alle andere stappen ondernemen met betrekking tot de verhouding van de stichting met haar externe accountant die krachtens het toepasselijke recht zijn vereist; en

e) als eerste aanspreekpunt fungeren voor de externe accountant, indien de externe accountant onregelmatigheden aantreft in de verslaggeving door de stichting.

1.8 De auditcommissie bespreekt jaarlijks met de directie de inventarisatie, analyse en het management van de financiële risico's verbonden aan de strategie en de activiteiten van SIDN alsmede de effectiviteit van de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en de monitoring hiervan.

1.9 De auditcommissie beoordeelt jaarlijks de effectiviteit en resultaten van de procedures van de directie voor onderzoek en vervolgmaatregelen. De auditcommissie ontvangt regelmatige updates van de directie, de externe accountant en de financieel directeur;

1.10 De auditcommissie verstrekt ter voorbereiding van de door de raad van toezicht te nemen besluiten alle informatie en documenten die de raad van toezicht redelijkerwijs nodig heeft om de in dit artikel genoemde toezichthoudende taken te vervullen of waar de raad van toezicht om heeft verzocht.

1.11 De raad van toezicht delegeert aan de auditcommissie uitsluitend bevoegdheden met betrekking tot kwesties die specifiek in dit reglement zijn vermeld of rechtens vereist zijn en andere door de raad van toezicht aangewezen kwesties.

Artikel 2 Externe accountant

2.1 De auditcommissie geeft een aanbeveling voor de voor te dragen externe accountant. De auditcommissie beoordeelt en geeft, waar wenselijk, een aanbeveling voor de vervanging van de externe accountant.

2.2 De auditcommissie ziet erop toe dat de externe accountant in een verslag schriftelijk zijn onafhankelijkheid bevestigt. Deze bevestiging dient de gronden daarvoor te bevatten en alle aspecten met betrekking tot onafhankelijkheid te bestrijken, waaronder een beschrijving van de door de externe accountant gehanteerde interne kwaliteitscontrole en procedures voor informatievergaring en opsporing, gerelateerde beoordelingsprocedures of -bevindingen en tegenstrijdigheden met een eventueel beleid van de stichting ten aanzien van de onafhankelijkheid van accountant. Deze verslagen houden zich ook bezig met belangrijke kwesties die in de afgelopen vijf jaar door de interne kwaliteitscontrole van de externe accountant of door overheids- of beroepslichamen met betrekking tot een door de externe accountant uitgevoerde audit naar voren zijn gebracht en met de maatregelen die zijn genomen ten aanzien van die kwesties.

Artikel 3 Samenstelling, deskundigheid en onafhankelijkheid van de auditcommissie

3.1 De auditcommissie zal uit ten minste twee leden bestaan.

3.2 Onverminderd artikel 3.3 van het reglement houdende principes en best practices voor de raad van toezicht, zullen bij de samenstelling van de auditcommissie de volgende vereisten in acht moeten worden genomen:

i) ten minste twee leden dienen te beschikken over aantoonbare kennis van financiële verslaglegging, analyse en controle, waarbij in ieder geval één van hen deskundig is met betrekking tot het opstellen en controleren van de jaarrekening;

ii) de voorzitter van raad van toezicht is niet voorzitter van de auditcommissie.

Artikel 4 Voorzitter

Met inachtneming van het bepaalde in artikel 4 van dit reglement, zal de auditcommissie één van de leden van de commissie tot voorzitter benoemen. De voorzitter is eerstverantwoordelijk voor het naar behoren functioneren van de auditcommissie. Hij treedt op als woordvoerder van de auditcommissie en zal het belangrijkste aanspreekpunt voor de raad van toezicht zijn.

Artikel 5 Auditcommissie vergaderingen (commissie agenda, deelnemers en notulen)

5.1 De auditcommissie zal in ieder geval tweemaal per jaar vergaderen. Indien daar aanleiding toe is kan op verzoek van de voorzitter van de auditcommissie, de directie en/of de externe accountant een of meerdere extra vergaderingen worden gehouden. De vergaderingen zullen in de regel worden gehouden ten kantore van de stichting, maar mogen ook elders of via een elektronisch communicatiemiddel plaatsvinden.

5.2 De externe accountant van de stichting kan in voorkomende gevallen de voorzitter van de auditcommissie verzoeken om bij een vergadering van de auditcommissie te zijn. De auditcommissie bepaalt of en wanneer de leden van de directie of medewerkers van de administratie van SIDN dan wel de externe accountant bij haar vergaderingen aanwezig zijn. De financieel directeur is standaard bij de vergaderingen van de auditcommissie aanwezig, tenzij de auditcommissie anders bepaalt.

5.3 Vergaderingen zullen worden bijeengeroepen door de voorzitter van de auditcommissie. Voor zover praktisch uitvoerbaar zullen de aankondiging en de agenda van te bespreken onderwerpen zeven dagen voor aanvang van de vergadering aan de leden van de auditcommissie worden verstrekt.

5.4 Van de vergadering worden notulen bijgehouden. In de regel zullen deze worden vastgesteld tijdens de eerstvolgende vergadering; indien echter alle leden van de auditcommissie met de inhoud van de notulen instemmen kan de vaststelling daarvan ook eerder plaatsvinden. De notulen worden ten blijke van hun vaststelling getekend door de voorzitter en worden zo spoedig mogelijk aan de andere leden van de auditcommissie en de leden van de raad van toezicht gezonden.

Artikel 6 Overeenkomstige toepassing van het reglement houdende principes en best practices voor de raad van toezicht

De artikelen van het reglement houdende principes en best practices voor de raad van toezicht zijn voor (de leden van) deze commissie van overeenkomstige toepassing. In geval van strijdigheid prevaleren de bepalingen van het reglement houdende principes en best practices voor de raad van toezicht, doch niet voor zover daarbij strijd ontstaat met dwingend Nederlands recht of de statuten van de stichting. In dat geval prevaleren deze laatsten.