Van mailadres veranderen? Zo doe je dat op een zorgvuldige manier!
Deze 5 tips helpen je erbij
Soms is het noodzakelijk om je zakelijke mailadressen te veranderen. Bijvoorbeeld bij een bedrijfsnaamswijziging of een fusie. Zo’n verandering is niet helemaal zonder risico. Bij Bureau Jeugdzorg Utrecht ging het begin dit jaar nog mis en lekten 3.278 dossiers met gevoelige informatie. Oorzaak? In onbruik geraakte mailadressen in verband met een naamswijziging. We geven je 5 tips om dit te voorkomen als je je mailadressen wilt aanpassen.
Tip 1: Stel een heldere auto-reply in
Zorg ervoor dat mensen die mailen naar oude mailadressen, een auto-reply ontvangen met een heldere boodschap. Zet daar in ieder geval de volgende zaken in:
Dit mailadres is niet langer in gebruik.
Een verzoek om de mail naar het nieuwe mailadres te sturen.
Een verzoek om het oude mailadres uit hun adressenlijst te verwijderen.
Tip 2: Stel een redirect in naar het nieuwe mailadres
Als bedrijf wil je natuurlijk geen mail mislopen. Daarom is het slim om de eerste periode mail die binnenkomt op het oude adres automatisch door te laten sturen naar het nieuwe mailadres.
Tip 3: Communiceer over de nieuwe mailadressen
Zet het bijvoorbeeld op je website of in je e-mailhandtekening en verzoek mensen om je oude mailadres(sen) te verwijderen.
Tip 4: Monitor oude mailadressen minimaal 1 jaar
Check regelmatig of er nog mail binnenkomt op de oude mailadressen. Zolang dat nog gebeurt is het verstandig dit te blijven monitoren.
Tip 5: Zeg nooit zomaar je domeinnaam op
De kans is groot dat er in de jaren erna, al dan niet bewust, nog mails richting een oud adres gaan. Het is dan ook niet slim om de domeinnaam na verloop van tijd op te heffen. Valt de domeinnaam in handen van iemand anders, dan komt ook dit verkeer, en daarmee de informatie die gestuurd wordt, in andermans (en soms ook verkeerde) handen. Voor (vaak maar) een tientje per jaar wil je dit risico niet lopen.