Beheer van overheidsdomeinnamen en websites kan effectiever

“Een groeiend probleem zijn verwaarloosde websites waarvan de eigenaar onduidelijk is.”

Hand die met een krijtje geometrische vormen tekent. Links staan de figuren door elkaar en rechts zijn ze geordend.

Overheidsorganisaties, waaronder gemeenten, provincies en universiteiten, beheren gezamenlijk tienduizenden websites. De Rijksoverheid signaleerde enige tijd geleden al dat meer regie nodig was en ook Arjen Lubach kaartte het probleem aan in zijn satirische avondshow. Het register van Rijksoverheidswebsites omvat inmiddels 1.792 erkende websites. Maar ook daarbuiten is sprake van een wildgroei. Simon Besters en Bas van den Nieuwenhuijzen van Digital Insights Platform (DIP) helpen vooral decentrale overheden hun portfolio op orde te krijgen. Hoe kijken zij tegen dit issue aan?

Wat is precies het probleem met het grote aantal overheidswebsites?

Het is de Rijksoverheid menens: domeinnaamportfoliobeheer moet beter Herkenbaar maken van overheidsdomeinnamen is hele onderneming

Bas: “Doordat overheden niet alle websites inzichtelijk hebben, blijft onderhoud soms achter. Het gevolg is een groot aantal overheidswebsites die vaak in een gebrekkige staat verkeren. Het gaat bijvoorbeeld om verwaarloosde websites van evenementen, projecten en samenwerkingsverbanden. Ze zijn beperkt digitaal toegankelijk en voldoen regelmatig niet aan de AVG-normen.”

Waarom is het beheren van websites een uitdaging voor overheidsorganisaties?

Bas: “Een groeiend probleem zijn verwaarloosde websites waarvan de eigenaar onduidelijk is. Het is tegenwoordig heel eenvoudig om domeinnamen te registreren en websites te creëren. Dit gebeurt dan ook veelvuldig, vooral bij de lancering van nieuwe projecten. Maar zodra een project is afgerond, wordt de bijbehorende website vaak vergeten en verliest men op den duur het zicht op de oorspronkelijke beheerder.”

Wat zijn de risico’s van al die vergeten websites?

Simon: “Vaak zien we dat overheidsorganisaties hun hoofdwebsite goed op orde hebben. Deze is digitaal toegankelijk en helemaal up-to-date. Maar als er geen overzicht is van alle andere websites die een organisatie heeft, dan is de kans groot dat die niet aan de toegankelijkheidseisen blijven voldoen en op een gegeven moment verouderde of onjuiste informatie bevatten. Dit komt niet professioneel over en zorgt voor verwarring bij bezoekers van die websites. Zij kunnen de juiste informatie niet vinden of blijven met vragen achter, waardoor ze eerder geneigd zijn om te bellen naar de desbetreffende afdelingen, wat extra werkdruk met zich meebrengt.”

Bas: Daarnaast zijn overheidswebsites dagelijks het doelwit van hackers. Bij een eventuele hack is het dan een uitdaging om te achterhalen wie verantwoordelijk is voor de website en wie benaderd moet worden voor verdere actie. Ook commerciële bedrijven kampen met vergelijkbare uitdagingen, waarbij ze vaak honderden domeinnamen en websites beheren zonder hier een goed overzicht van te hebben.”

Welke rol spelen domeinnamen hierin?

Simon: “Als een domeinnaam eerder al actief gebruikt is in de communicatie, kan een organisatie daar niet zomaar afstand van doen. Stel bijvoorbeeld dat de domeinnaam werd gebruikt voor het verzenden van e-mails; in dat geval bestaat het risico dat hackers of kwaadwillenden deze overnemen en misbruiken, waarbij ze zich voordoen als de organisatie zelf. Daarom is het niet verstandig om verouderde websites zomaar te verwijderen en de domeinnamen weer beschikbaar te stellen. Een mogelijke oplossing hiervoor zou kunnen zijn om de domeinnaam te behouden, zelfs als de website offline wordt gehaald.”

Hoe kunnen overheden weer inzicht krijgen in hun domeinnamen?

Bas: “Een goede inventarisatie van alle digitale eigendommen is in onze ogen de eerste stap. Vaak is deze er niet of wordt dit bijgehouden via Excel-spreadsheets en domeinregisters. De verantwoordelijkheid is vaak verspreid over diverse communicatieafdelingen. Een strakker beheer van domeinnamen en websites kan veel problemen voorkomen. Ook adviseren wij overheden alle websites regelmatig na te lopen op belangrijke thema’s als privacy en digitale toegankelijkheid.”

Simon: “Door orde te scheppen in het digitale landschap van organisaties, zal het aantal toekomstige websites waarschijnlijk ook verminderen. Het leidt namelijk tot meer bewustzijn binnen afdelingen over welke content geschikt is voor welk kanaal, waardoor onnodige duplicatie wordt vermeden en risico's beter worden beheerst.”