Factuurfraude kent vele vormen, maar hier hebben wij het over een vorm van BEC-fraude (Business E-mail Compromise) waarbij fraudeurs zakelijke e-mails nabootsen om medewerkers van een bedrijf geld afhandig te maken. Fraudeurs doen zich bij factuurfraude voor als bekende bedrijven, concernrelaties, of vertrouwde leveranciers waarmee je al eerder zaken hebt gedaan. Ze sturen een valse factuur die lijkt te komen van deze partij. Wanneer je deze factuur betaalt, belandt het geld op de rekening van de fraudeurs. Deze vorm van fraude vindt relatief vaak plaats bij kleinere organisaties, waar financiële processen soms de controles missen om fraude te ontdekken. Voorbeelden zijn er te over. Ook in Nederland, zoals je leest in ons artikel over CEO-fraude bij Katwijks bedrijf.
Hoe vindt factuurfraude plaats?
Factuurfraude met valse domeinnamen kan op verschillende manieren plaatsvinden:
Fraudeurs sturen nepfacturen die afkomstig lijken van bekende bedrijven (zoals telecomaanbieders of overheidsinstellingen) naar verschillende e-mailadressen. Het gaat dan vaak om kleine bedragen waar de ontvanger niet zo snel vraagtekens bij heeft. Deze facturen zijn algemener van aard en niet gericht aan een specifieke persoon. Veel bedrijven werken voor kleine bedragen niet met inkooporders, waardoor de factuur lastig te verifiëren is.
Een gerichtere vorm van factuurfraude is als een factuur afkomstig lijkt te zijn van een bekende leverancier waar een bedrijf al eerder zaken mee heeft gedaan. Het e-mailadres van de afzender lijkt dan sterk op het e-mailadres van de leverancier, vaak met een kleine wijziging.
Hoe herken je een valse factuur?
Voordat je een factuur die je per mail ontvangen hebt, betaalt, is het belangrijk om deze op verschillende onderdelen te controleren.
Controleer de inhoud Is er daadwerkelijk een bestelling gedaan? Is er een match met een inkoopordernummer in het boekhoudsysteem. Is er nog steeds twijfel of geen inkooporder bekend? Verifieer de factuur dan zelf bij de betreffende leverancier, ook bij kleine bedragen. Gebruik daarbij contactgegevens uit je eigen systeem en niet de gegevens op de – vermoedelijk – valse factuur.
Controleer afzender en geadresseerde Veel spookfacturen met kleine bedragen zijn niet specifiek gericht aan een individu. Ze bevatten vaak een algemene aanhef zoals ‘Geachte heer/mevrouw’. Extra opletten in dat geval. Daarnaast is het belangrijk om de afzender te verifiëren en te controleren of er daadwerkelijk zakelijke transacties zijn gedaan met het genoemde bedrijf.
Controleer het bankrekeningnummer Welk rekeningnummer staat er op de factuur en komt deze overeen met het rekeningnummer dat jullie eerder hebben gebruikt voor de betreffende leverancier? Extra waakzaamheid is belangrijk bij buitenlandse rekeningen. Daar maken veel fraudeurs gebruik van.
Controleer het e-mailadres Vanaf welk e-mailadres is de factuur verstuurd? Bevat deze de juiste domeinnaam? Vaak lijkt deze sterk op een bekend e-mailadres, maar is er bijvoorbeeld een hoofdletter ‘i’ of een ‘1’ gebruikt in plaats van een kleine letter ‘L’. Ook als het e-mailadres overeenkomt, moet je waakzaam blijven.
Let extra op bij spoedbetalingen Als in een mail staat dat een factuur met spoed betaald moet worden, is het belangrijk om extra waakzaam te zijn. Net als bij CEO-fraude maken fraudeurs graag gebruik van tijdsdruk om mensen over te halen een factuur te betalen, met zo min mogelijk ruimte voor twijfel.
Een verder gaande stap is om het aantal facturen per mail ter minimaliseren. De meeste moderne e-facturatietools maken gebruik van het PEPPOL-netwerk, waarbinnen facturen snel een veilig uitgewisseld kunnen worden. Niet iedere leverancier kan hiermee overweg, maar het factuurvolume per e-mail kun je wel drastisch beperken. Wat kun je doen als je slachtoffer bent van factuurfraude? Heb je per ongeluk een nepfactuur betaald? Dan is het belangrijk dat je hiervan aangifte doet. Melding maken van factuurfraude draagt bij aan het vergroten van bewustzijn rondom dit groeiende probleem. Het terugkrijgen van je geld kan echter lastig zijn, vooral bij internationale betalingen. Bij Nederlandse transacties kun je direct contact opnemen met je bank, die de transactie misschien nog kan annuleren. Ook is het mogelijk om met de IBAN-gegevens de NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) van de rekeninghouder op te vragen bij de bank, zodat je weet wie de fraudeur is. Deze gegevens kun je vervolgens gebruiken om via een civiele rechtsprocedure het geld terug te eisen.
SIDN Merkbewaking
Wil jij factuurfraude voorkomen? SIDN Merkbewaking is een monitoringservice met een persoonlijk dashboard die je direct waarschuwt wanneer een domeinnaam wordt geregistreerd die lijkt op jouw merk. Deze snelle signalering stelt je in staat om direct actie te ondernemen, waardoor je CEO-fraude, domeinnaamfraude, cybersquatting of typosquatting kunt voorkomen en reputatieschade en hoge kosten kunt vermijden.